W skrócie
Dla osób, które mają dwie minuty
Zanim powstał pierwszy ekran, przeczytaliśmy regulamin naboru, kryteria wyboru projektów, wzór umowy o dofinansowanie i aktualne regulaminy projektów bonowych z poprzedniej edycji. Z tej lektury wyszła prosta obserwacja: Operator bonów nie organizuje szkoleń, tylko prowadzi tysiące osób przez kilkanaście kroków, z których każdy ma swój termin, dokument i ryzyko.
Dlatego mojeBONY.pl to przede wszystkim system do pilnowania procesu – od rundy naboru, przez doradztwo, wniosek o bon i umowę trójstronną, po rozliczenie z dostawcą i wniosek o płatność do Wojewódzkiego Urzędu Pracy. Poniżej opisujemy, jakie ramy przyjęliśmy, jakie kryteria musiała spełnić platforma i z czym zmierzyliśmy się po drodze.
Ramy i założenia
Skąd wyszliśmy i na co się umówiliśmy, zanim zaczęliśmy projektować
Punkt wyjścia
Punktem wyjścia jest program Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021–2027, Priorytet VII, Działanie 7.4 „Wspieranie uczenia się przez całe życie”. Instytucją Pośredniczącą jest Wojewódzki Urząd Pracy w Białymstoku. W naborze FEPD.07.04-IP.01-001/25 urząd wybrał po jednym operatorze Podmiotowego Systemu Finansowania dla każdego subregionu. Umowy podpisano w sierpniu 2026 r.
| Subregion | Projekt | Operator i realizatorzy | Koszty ogółem | Cel: osoby |
|---|---|---|---|---|
| łomżyński | Bony na szkolenie w subregionie łomżyńskim 2FEPD.07.04-IP.01-0005/26 · umowa 14.08.2026 | Polska Fundacja Filary Rozwojuz PFRR i Łomżyńską Radą FSNT NOT | 34 167 591,32 zł | 4 803 |
| białostocki | Bony na szkolenie w subregionie białostockim – edycja IIFEPD.07.04-IP.01-0003/26 · umowa 06.08.2026 | Podlaska Fundacja Rozwoju Regionalnegoz ARR „ARES” S.A. | 50 197 245,78 zł | 7 029 |
| suwalski | Bony na szkolenie w subregionie suwalskim – edycja IIFEPD.07.04-IP.01-0001/26 · umowa 21.08.2026 | ARR „ARES” S.A. w Suwałkach | 23 498 496,12 zł | 3 291 |
Założenia, które przyjęliśmy
- System dla Operatora, a nie druga Baza Usług Rozwojowych. Wytyczne EFS+ zabraniają finansowania rejestrów, które powielają BUR. Szkolenia wybiera się i zapisuje w BUR z użyciem ID wsparcia, a u nas jest proces wokół tego zapisu.
- Dwa widoki, jedna prawda. Operator widzi całość, uczestnik widzi swoją ścieżkę. Partnerzy pracują w tym samym systemie, ale tylko na swoich uczestnikach i punktach obsługi.
- Każdy termin z regulaminu jest liczony w dniach roboczych. Kalendarz uwzględnia święta ustawowe, w tym Wigilię wolną od 2025 r. Termin pojawia się przy każdej sprawie, a nie w osobnym Excelu.
- Regulamin to konfiguracja, a nie kod. Wartość bonu, poziom dofinansowania, limity i terminy zmieniają się wraz z regulaminem (za zgodą IP). Dlatego są parametrami z historią wersji.
- Dostępność od pierwszego dnia. Wśród uczestników są osoby 50+, mieszkańcy wsi i osoby bez komputera. Stąd widok prosty, powiększanie tekstu, wysoki kontrast i tryb asysty w punkcie obsługi.
- Wersja DEMO na fikcyjnych danych, parametry z prawdziwych dokumentów. Numery projektów, kwoty umów i cele wskaźników pochodzą z dokumentów naboru. Osoby, dostawcy i dokumenty są wygenerowane. Demo pokazuje projekt w trakcie realizacji, w symulowanym stanie na 12.03.2027 r.
Kryteria, które musiała spełnić platforma
Co wynika z kryteriów wyboru projektów i z listy obowiązków Operatora
Kryteria wyboru projektów oceniały wnioski Operatorów, ale każde z nich przekłada się na codzienną pracę. Tak je rozumiemy:
KS 1Uczestnicy z własnej inicjatywy, z subregionu
Wiek sprawdzamy w dniu przystąpienia, a subregion po gminie zamieszkania (kod TERYT). Oświadczenie o własnej inicjatywie jest częścią formularza.
KS 2Podmiotowy System Finansowania z użyciem BUR
Integrujemy się z BUR (ID wsparcia, zapisy, statusy, ankieta), a katalog w panelu uczestnika jest tylko widokiem usług z BUR.
KS 3Preferencje dla branż ważnych dla regionu
W rundach naboru można wydzielić pulę dla pracowników branż z RIS3 2027+. W formularzu jest miejsce na branżę pracodawcy i zaświadczenie.
KS 4Wsparcie doradcze Operatora
Moduł doradztwa: kalendarz, rezerwacje, karta usługi doradczej, Bilans Kompetencji, zachęta do Europass i „Mojego portfolio”.
KS 5Preferencja dla kwalifikacji z ZRK
Dla kwalifikacji z Zintegrowanego Rejestru Kwalifikacji liczymy 95% dofinansowania i 5% wkładu. Oznaczamy je w katalogu i mierzymy w rezultatach.
KS 7Strategia udzielania wsparcia
Proces w systemie odwzorowuje Strategię (załącznik nr 13): dostępność operatora, kryteria wniosków o bon, sposób podpisywania umów, rozliczania i kontroli usług.
pkt 11Biura w subregionie
Białystok, Suwałki, Łomża i Bielsk Podlaski. Punkty obsługi są w systemie osobnym rejestrem z godzinami, dostępnością i przypisanymi uczestnikami.
KP 1–6Grupy premiowane i progi
Opieka długoterminowa i obywatele Ukrainy (powyżej 5%), kwalifikacje formalne (powyżej 50%), osoby 50+ (powyżej 20%), kobiety bierne zawodowo (powyżej 20%), niskie kwalifikacje ISCED 0–2 (powyżej 5%), obszary wiejskie (powyżej 10%). Każdy próg ma licznik na pulpicie.
Dwanaście obowiązków Operatora (pkt 3.5.3 regulaminu naboru) i gdzie są w systemie
- Dystrybucja wsparcia zgodnie ze Strategią – Projekt i umowa, Konfiguracja
- Powszechny i równy dostęp – Rundy naboru, tryb asysty, WCAG
- Nabory równomiernie przez cały projekt – harmonogram rund i pule
- Pełna obsługa uczestnika z doradztwem – Doradztwo i BK, Panel Uczestnika
- Weryfikacja kwalifikowalności uczestników – Zgłoszenia i weryfikacja
- Weryfikacja ceny godziny usługi z dowodem – Wnioski o bon (III kwartyl)
- Zawieranie umów trójstronnych – Decyzje, umowy, weksle
- Nadzór nad wydatkowaniem i ochrona przed nadużyciami – Dostawcy, flagi ryzyka
- Monitoring postępu rzeczowego – Wskaźniki, SL2021
- Kontrola na dokumentach i w miejscu usługi – Monitoring usług
- Współpraca z OWES na wniosek – Skrzynka, DMS
- Promocja uczenia się przez całe życie i BUR – SMS i kampanie
Z czym mierzył się zespół IT
Najtrudniejsze miejsca i to, jak je rozwiązaliśmy
Największym wyzwaniem nie była technologia, tylko to, że w tym procesie prawie każda decyzja ma termin, dokument i kogoś, kto może o nią zapytać podczas kontroli.
Obsługa w panelu
Jak proces przekłada się na ekrany Operatora i Uczestnika
Ścieżka uczestnika i terminy
Każdy wiersz to etap, który uczestnik widzi w swoim panelu, a Operator – jako licznik terminu przy sprawie.
| Etap | Co się dzieje | Termin | Gdzie w systemie |
|---|---|---|---|
| Runda naboru | Formularz online z weryfikacją e-mail, kolejka przy starcie, lista rankingowa i rezerwowa | min. 14 dni lub do 200% puli; ogłoszenie 7 dni wcześniej | Rundy naboru |
| Kwalifikacja | Weryfikacja formalna, podpis formularza i deklaracji uczestnictwa | 12 dni roboczych od e-maila | Zgłoszenia · Moje zgłoszenie |
| Doradztwo | Spotkanie z doradcą (min. 3 h), Bilans Kompetencji | wniosek o bon do 10 dni roboczych po doradztwie | Doradztwo · Doradztwo i Bilans |
| Wniosek o bon | Usługa z BUR, kalkulacja bonu, sprawdzenie ceny, karta oceny | ocena 10 dni roboczych; poprawa Karty Usługi 5 dni | Wnioski o bon · Wniosek o bon |
| Decyzja i umowa | Decyzja, umowa trójstronna, weksel, oświadczenia, wkład własny, ID wsparcia | podpis 7 dni roboczych | Umowy i weksle · Umowa i dokumenty |
| Szkolenie | Zapis w BUR z ID wsparcia, obecność, wizyty monitoringowe | maks. 6 miesięcy od umowy; obecność min. 80% | Usługi BUR · Moje szkolenie |
| Rozliczenie | Faktura, zaświadczenie z efektami uczenia się, ankieta w BUR | dokumenty 5 dni roboczych; weryfikacja 10 dni | Rozliczenia · Rozliczenie |
| Zakończenie | Wypłata bonu dostawcy, certyfikat, ankieta rezultatu | rezultat mierzony do 4 tygodni po zakończeniu | Płatności · Certyfikaty |
Panel Operatora – gdzie co jest
Komunikator, skrzynkę i bazę dokumentów przenieśliśmy z panelu mojeKRC, żeby oba systemy wyglądały i działały tak samo. Nad menu jest przycisk zwijający je do samych ikon, a w górnym pasku – szybki czat i SMS z uczestnikami.
Liczby i parametry
Dane z dokumentów naboru, na których oparliśmy konfigurację
| Alokacja naboru | 99 180 000 zł, w tym EFS+ 88 740 000 zł. Białostocki 46,1 mln zł, łomżyński 31,5 mln zł, suwalski 21,58 mln zł – ok. 6 558 zł na uczestnika w każdym subregionie |
| Dofinansowanie projektu | EFS+ maks. 85%, łącznie maks. 95%; wkład własny min. 5% – w praktyce ok. 8% z wpłat uczestników. Operator może zbierać wkład na swój rachunek |
| Koszty pośrednie | ryczałt 10% kosztów bezpośrednich (projekty powyżej 4,55 mln zł) |
| Bon | suwalski: maks. 5 247 zł, do 90% usługi, wkład min. 10% strona ARES; białostocki i łomżyński do potwierdzenia. W poprzedniej edycji: 7 350 zł / 6 000 zł, limit 3 500 zł dla szkoleń językowych i cyfrowych podstawowych |
| Cena godziny usługi | nie wyżej niż III kwartyl z porównywarki cen BUR (11 miesięcy); przy wyższej cenie kwalifikuje się niższa wartość |
| Płatności do dostawców | poniżej 150 h – refundacja 100% po rozliczeniu; od 150 h – zaliczka 50% i płatność końcowa 50% |
| Zamówienia Operatora | zasada konkurencyjności w Bazie Konkurencyjności od 80 000 zł netto |
Wskaźniki obowiązkowe
| Wskaźnik | białostocki | łomżyński | suwalski | Kiedy mierzymy |
|---|---|---|---|---|
| Osoby dorosłe objęte usługami rozwojowymi | 7 029 | 4 803 | 3 291 | w dniu rozpoczęcia usługi |
| Osoby, które uzyskały kwalifikacje lub kompetencje | 5 353 | 3 657 | 2 506 | do 4 tygodni po zakończeniu udziału |
Kiedy koszt usługi jest kwalifikowalny
- zapis na usługę przez BUR
- wydatek faktycznie poniesiony i udokumentowany
- usługa zgodna z Kartą Usługi
- ankieta oceniająca wypełniona w BUR
- nie od własnego pracodawcy ani podmiotu powiązanego z uczestnikiem
- nie od operatora PSF lub podmiotu z nim powiązanego
- bez kosztów dojazdu i zakwaterowania (poza racjonalnymi usprawnieniami)
- szkolenie, kurs albo studia podyplomowe
Ryzyka i otwarte kwestie
Na co uważamy i co jeszcze musimy ustalić z Operatorami
| Ryzyko | Dlaczego to ważne | Co robi platforma |
|---|---|---|
| Wskaźniki grup premiowanych | Najtrudniej pozyskać osoby o niskich kwalifikacjach, bierne zawodowo i z opieki długoterminowej, a zadeklarowane progi są zobowiązaniem | tempo realizacji na tle celu, rundy dedykowane, kampanie do wybranych grup |
| Niekwalifikowalne rozliczenie | Brak ankiety w BUR, obecność poniżej 80% albo niepełne zaświadczenie mogą zablokować wypłatę | listy kontrolne, blokada płatności, przypomnienia SMS |
| Nieuczciwy dostawca | Powiązania, fikcyjne zajęcia, zawieszenie w BUR w trakcie usługi | rejestr dostawców, KRS/CEIDG, wizyty bez zapowiedzi, blokada nowych decyzji |
| Pula bonów | Rezygnacje i zmiany cen sprawiają, że pieniądze są „zaangażowane”, ale nie wydane | budżet zaangażowany i wydatkowany, prognoza liczby możliwych bonów |
Do ustalenia z Operatorami
- Maksymalna wartość bonu i limity dla szkoleń językowych i cyfrowych w projektach PFRR i PFFR.
- Treść Strategii udzielania wsparcia i regulaminów naboru uczestników – po zatwierdzeniu przez WUP.
- Czy wkład własny trafia do dostawcy, czy na rachunek Operatora.
- Jakie raporty i eksporty z BUR są dostępne dla Operatora i w jakim formacie importujemy dane do CST2021.
- Zgoda IP na kontrolę krzyżową uczestników między projektami.
- Podział ról w partnerstwach: kto prowadzi punkty, kto ocenia wnioski, kto rozlicza.
Źródła
Dokumenty, na których się opieraliśmy
- Regulamin wyboru projektów, nabór FEPD.07.04-IP.01-001/25 (wersja 1 z 27.11.2025): funduszeuepodlaskie.pl; strona naboru z wersją aktualną i kryteriami: funduszeunijne.gov.pl
- Komunikat nr 2 z 19.02.2026 i wzór umowy o dofinansowanie: wupbialystok.praca.gov.pl
- Lista podpisanych umów (07.09.2026): WUP w Białymstoku
- ARES – Bony na szkolenie w subregionie suwalskim, edycja II: ares.suwalki.pl
- Regulamin rekrutacji i uczestnictwa „Profesjonalne Kadry Podlasia” (FEPD.07.04-IP.01-0002/23, 19.03.2026): pkp.iph.bialystok.pl
- Limity poprzedniej edycji: podlaskiebony.pl; bony w subregionie łomżyńskim: filaryrozwoju.eu, podlaskie.eu
- Wyniki kontroli projektów FEdP: BIP WUP w Białymstoku; Baza Usług Rozwojowych: uslugirozwojowe.parp.gov.pl
Materiał informacyjny zespołu Core-Level. Nie zastępuje dokumentów naboru ani regulaminów projektów.